Como o eSocial afetas as Empresas e quais são os principais impactos

O sistema do eSocial passou a vigorar no Brasil no início de 2018. Algumas organizações iniciaram sua adequação já naquele momento, enquanto outras possuem mais tempo para atender às novas exigências. Fato é que há muitos impactos do eSocial para as empresas. Ele atinge a gestão de pessoal, os processos internos, a área de contabilidade e a área jurídica. Será que todos estão preparados para se adequar à lei?

Inicialmente, é preciso saber exatamente o que é o eSocial e quais as informações que devem ser repassadas pelo sistema. Confira!

O eSocial

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Esse sistema foi criado com o objetivo de unir a prestação das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias por parte das empresas e demais empregadores, como os domésticos. A ideia inicial do governo brasileiro, ao lançar o sistema, era que ele seria utilizado por mais de 8 milhões de empresas e 40 milhões de trabalhadores.

Para se ter uma ideia, antes do advento do eSocial, as obrigações acessórias eram repassadas de forma muito diversa a inúmeros órgãos federais, como:

• Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);

• Ministério da Previdência (MPS);

• Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);

• Caixa Econômica Federal (CEF); e

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Alguns deles recebiam os mesmos dados em momentos e formas diversas. Em outras palavras, não era uma prática muito eficaz. No entanto, atualmente, basta o repasse das informações cadastrais ao sistema. Isso facilita bastante para as empresas que possuem um alto número de pessoal, como os setores de construção civil, varejista e de alimentos. Será preciso uma grande revisão de seus processos para que se tenha maior agilidade na entrega dos documentos de formalização desses contratos de trabalho.

Apesar de não modificar questões trabalhistas em si, será preciso mais atenção na entrega das informações, porque o eSocial permitirá uma maior cobrança por parte do governo.

Informações a serem repassadas ao eSocial

As obrigações acessórias a serem cumpridas pelos empregados são muitas. E é preciso obedecer às regras do eSocial para repassar as informações corretamente e evitar autuações. Alguns dados se relacionam ao contrato de trabalho, como:

• Tipo de contrato de trabalho (determinado ou indeterminado);

• Data de admissão e de dispensa, e motivo da rescisão;

• Salário e periodicidade de pagamento (hora, dia, semana, quinzena ou mês);

• Cargo e jornada de trabalho;

• Ocorrência de férias, acidente (com formulário da CAT) ou doença de trabalho, afastamento;

• Data de aposentadoria, se for o caso.

Antes do advento do sistema, era preciso repassar informações, que foram substituídas com o envio dos dados ao eSocial. Veja:

• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social);

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);

• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);

• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);

• LRE (Livro de Registro de Empregados).

É importante destacar que os impactos do eSocial para as empresas não diz respeito às novas obrigações. Não foram criados compromisso, uma vez que todos esses dados já eram registrados por meio de variadas obrigações. Mesmo assim, há outros pontos importantes que demandam atenção do empresário na hora de enviar as informações, como forma e prazo de envio. Isso é fundamental, porque o eSocial funcionará também como um auditor eletrônico do cumprimento da legislação trabalhista.

Impactos do eSocial para as empresas

Os impactos do eSocial para as empresas atingem 4 setores essenciais para qualquer atividade econômica. São eles: gestão de pessoal, processos internos, contabilidade e jurídico.

Gestão de pessoal

Um dos impactos do eSocial para as empresas diz respeito à gestão de pessoal. Uma das intenções do sistema, diante do maior controle sobre as informações prestadas, é garantir a correta concessão de direitos. Isso envolve benefícios previdenciários, abono salarial, FGTS e seguro-desemprego.

Além disso, aparece impacto sobre outros pontos. Um deles é o acidente de trabalho, que deverá ser comunicado via eSocial em qualquer hipótese, resultando ou não em afastamento. Outro ponto é a consideração do contrato de experiência como contrato por prazo indeterminado se passar 90 dias ou o período de experiência, independentemente de qualquer anotação na Carteira de Trabalho.

Por fim, os empregadores devem se atentar em comunicar o evento de aviso prévio. A partir daí, o sistema aguarda o envio do evento da rescisão ou do cancelamento do aviso prévio.

Em suma, há uma modificação nas rotinas de gestão de pessoal que deve ser obedecida.

Processos internos

Toda empresa possui um fluxo de trabalho bem definido. Seus processos internos se direcionam para os objetivos corporativos. Mas o eSocial também joga luz sobre esse ponto da gestão. Com o sistema, é fundamental que ocorra uma revisão nos processos para que haja uma perfeita harmonia entre os departamentos. Recursos humanos, contabilidade, finanças e jurídico devem estar olhando para a mesma direção.

Todos os colaboradores no processo trabalhista devem estar conscientes acerca da importância da correta inserção dos dados no eSocial, especialmente quanto ao prazo. Para as empresas que utilizam softwares de gestão ou contábeis, é importante verificar se eles estão atualizados de acordo com o novo sistema do governo.

Contabilidade

Os impactos do eSocial para as empresas também atingiram o setor contábil em 3 pontos principais, que dizem respeito ao alinhamento de processos e informações:

• Mapeamento de todos os eventos trabalhistas da empresa, como admissão e demissão, férias, faltas, horas-extras, para evitar atrasos ou erros no envio de informações;

• Revisão cadastral de todos os empregados da empresa e das informações exigidas pelo eSocial;

• Atenção às novidades e possíveis mudanças acerca da implementação do eSocial.

Jurídico

Uma pesquisa realizada pela Consultoria EY (antiga Ernst Young) em 2017 apontou que 48% das 368 companhias entrevistadas (com faturamento superior a R$78 milhões ao ano) não avaliaram as mudanças a serem realizadas para a adoção do e Social. Além disso, 54% não revisou o cadastro de empregados. Esses dados são preocupantes, pois ameaçam o chamado compliance jurídico.

Perceba que as mudanças trazidas pelo sistema impactam em inúmeras relações jurídicas da empresa com seus empregados. É natural que os impactos do eSocial para as empresas atinjam o setor jurídico, especialmente diante do grande risco de autuação. A pesquisa de 2017 só demonstra que, considerando a fiscalização pelos órgãos do governo, muitas organizações ainda estão despreparadas para o eSocial.

E isso ocorre devido à ausência de um compliance jurídico, que seria a adequação às normas previdenciárias, trabalhistas e tributárias. Por isso, é fundamental que toda empresa possua auxílio de advogados especializados em Direito Empresarial para que ocorra a adequação ao eSocial.

Os impactos do eSocial para as empresas são inúmeros. A grande preocupação deve ser se adequar às novas regras, o que pode ser feito com o auxílio de profissionais capacitados, como os da Borba & De Luca. Assim, sua organização evitará erros no cumprimento das obrigações e, consequentemente, ficará longe das autuações.